Jakie jest znaczenie pojednania… w finansach?

17 lutego 2021
Category: Będziesz Mieć

Standardową praktyką organizacji o różnym kształcie i wielkości jest stosowanie różnych praktyk finansowych w celu zarządzania gotówką i zapewniania płynnego działania operacji. Jednym z najważniejszych z nich jest pojednanie, które może być cenne zarówno w zarządzaniu codziennymi finansami, jak iw zarządzaniu środkami pieniężnymi – DLACZEGO? Właśnie o to poprosi AccessPay w tym artykule.

Co to jest pojednanie?

Musimy zacząć od definicji. W finansach uzgadnianie to proces dopasowywania wewnętrznych zapisów księgowych (np. Faktur rozrachunków z dostawcami) do wyciągów bankowych.

Ma to na celu upewnienie się, że wszelkie płatności, których wykonania oczekiwano (i dla których będziesz mieć wewnętrzny zapis księgowy), zostały faktycznie zapłacone. Pomaga to organizacjom dostrzec rozbieżności, aby mogły określić, gdzie księga i wyciąg nie są zgodne. To pokazuje, gdzie muszą zbadać wszelkie płatności, które mogły zostać dokonane omyłkowo lub nieuczciwie.

Księgi wewnętrzne znajdują się w Księdze Głównej, a także w oprogramowaniu zaplecza, najczęściej w systemach planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Należy zauważyć, że ERP często zasila Księgę Główną. Wyciągi bankowe są następnie ładowane do ERP, dzięki czemu każdy wpis w linii (a tym samym każda transakcja) w wyciągu może być z powrotem dopasowany do księgi. Jak to wszystko działa?

Jak to działa?

Musimy przyjrzeć się, jakie księgi informacyjne i oświadczenia zawierają, aby odpowiedzieć na to pytanie. Księgi wyszczególniają walutę i kwotę płatności, a także informację, czy jest to wpłata, czy wypłata. Mogą istnieć dodatkowe szczegóły, takie jak numer faktury i potencjalnie również numer referencyjny.

Wyciągi bankowe również zawierają te same podstawowe dane. Waluta i kwota transakcji, a także informacja, czy jest to wpłata, czy wypłata. Będzie miał również własne odniesienie. Warto zauważyć, że w przypadku automatycznego uzgadniania (więcej o tym później) Twój zespół finansowy może powiązać dane referencyjne faktury / księgi z wyciągiem bankowym, co ułatwia wykrycie wszelkich rozbieżności.

Proces pojednania był historycznie ręczny. Zespół finansowy organizacji przeanalizuje szczegóły przechowywane zarówno w księdze, jak iw zestawieniu, linia po linijce gołym okiem, aby sprawdzić, czy każdy szczegół pasuje. Musi być lepszy, bardziej skuteczny sposób na pojednanie, prawda?

Najważniejsze informacje na temat automatycznego uzgadniania

Wiele organizacji przyjęło obecnie automatyczne uzgadnianie, aby usprawnić proces i zwiększyć wydajność. W przypadku automatycznego uzgadniania ERP używa wstępnie zdefiniowanego zestawu kryteriów, aby automatycznie dopasować wyciąg i księgę do siebie. Oznacza to, że zespoły finansowe nie muszą ręcznie dopasowywać wszystkiego, podejmują działania tylko wtedy, gdy istnieją wyjątki, które należy zbadać.

Predefiniowane kryteria stosowane do automatycznego uzgadniania obejmują typowe podejrzane osoby, np. Kwotę. Ale można również wykorzystać dane referencyjne. Na przykład, jeśli dostawca prześle Ci płatność za fakturę, bank może najpierw dołączyć własny numer referencyjny, a następnie numer faktury może zostać umieszczony w dalszej części pola. Ta logika musi być wbudowana w ERP, aby umożliwić automatyczne uzgadnianie.

W ciągu dnia a koniec dnia

Jak często dokonuje się pojednania? Zwykle jest to koniec dnia i / lub w ciągu dnia (co oznacza „w ciągu dnia). Na koniec dnia ocenia, które płatności zostały wykonane i potwierdzone na koncie przez Twój bank. Jest to jedyny typ używany do prowadzenia uzgadniania ERP i ten, który jest ważny dla finansów, ponieważ identyfikuje, które konkretne oczekiwane transakcje zostały zakończone, a które nie.

W ciągu dnia nie można uzyskać tego samego poziomu szczegółowości co na koniec dnia. Używane najczęściej do celów skarbowych, uzgadnianie w ciągu dnia pokaże, że oczekiwana płatność nie została otrzymana, ale niekoniecznie która transakcja jest zaległa. W ciągu dnia jest to proces na wysokim poziomie, wykorzystywany przez zespoły ds. Skarbu, aby pokazać, ile muszą zainwestować / ile muszą pożyczać na co dzień.

Zastosowania w ciągu dnia

Tak. Uzgodnienie na koniec dnia (ręczne lub automatyczne) jest standardem w finansach. Jednak różni członkowie Twojej funkcji finansowej mogą również skorzystać z intraday. Na przykład zespoły ds. Operacji skarbowych mogą go wykorzystać, aby dowiedzieć się, czy oczekiwane płatności wpłynęły przed końcem dnia, zapewniając dokładniejsze informacje na temat dostępnych środków na inwestycje i więcej szczegółów dotyczących procesu skarbowego.

Intraday jest również przydatne dla zespołów finansowych. Można ich użyć, aby dać im głowę, dzięki czemu mogą zacząć badać wszelkie utracone płatności już dziś, a nie jutro, jak musieliby to zrobić, gdyby dowiedzieli się o tym dopiero pod koniec dnia. W tym scenariuszu możliwe byłoby, gdyby Twój zespół finansowy otrzymał utracone środki wypłacone tego samego dnia lub zaczął ścigać klienta, który jest ci winien pieniądze.

Jest jedna rzecz, o której musimy wspomnieć. W ciągu dnia jest opłacalne tylko wtedy, gdy zautomatyzujesz proces uzgadniania. Zespoły finansowe są wystarczająco zajęte. Poproszenie ich o ręczne wykonanie uzgadniania na koniec dnia i w ciągu dnia wymagałoby zbyt wiele pracy. Jeśli jednak zautomatyzujesz element w ciągu dnia i po prostu dasz im wyjątki do zbadania, jest to znacznie łatwiejsze w zarządzaniu, zapewniając realną wartość.

Nazwanie korzyści

Istnieje wiele korzyści, które pojednanie oferuje Twojej organizacji. To zawiera…

  • Łatwe zarządzanie wyjątkami Proces ten pozwala z łatwością zidentyfikować, a następnie zbadać i zarządzać płatnościami za wyjątki. W przeciwnym razie nie byłbyś w stanie stwierdzić, które płatności nie zostały dokonane, co zaszkodzi przepływowi gotówki.

    • Wykrywanie oszustw Uzgodnienie służy również jako kolejne narzędzie w arsenale zapobiegania oszustwom w Twojej organizacji. Dzieje się tak, ponieważ można zobaczyć, które płatności miały zostać zapłacone i co się faktycznie wydarzyło, więc brak jednego z nich może wskazywać na oszustwo. Liczby pokazują, że koszt oszustwa w samym sektorze prywatnym Wielkiej Brytanii wyniósł 140 miliardów funtów w 2017 r., Więc ważne jest, aby mieć gotowe rozwiązania tego problemu.

      • Identyfikacja trendów Może być również używany do identyfikowania trendów, umożliwiając ulepszanie procesów w przyszłości. Na przykład możesz wdrożyć uzgadnianie, aby wykryć trendy w tym, kiedy ludzie płacą Twojej organizacji. Powiedzmy, że jeden dłużnik zawsze płaci za późno. Możesz to zidentyfikować i wyjaśnić to zamiast polegać na wewnętrznych rejestrach konta. W ten sposób możesz powiedzieć, że nie oczekujmy tych środków w dniu dzisiejszym, ponieważ dłużnik jest zobowiązany spłacić kilka dni z opóźnieniem, co daje dokładniejszą prognozę przepływów pieniężnych, abyś nie przekroczył kwoty.

        Podejmowanie wyzwań

        Proces pojednania wiąże się również z wyzwaniami, z którymi musisz się zmierzyć, takimi jak…

        • Wprowadzanie danych Jednym z największych wyzwań jest wprowadzenie danych do systemów. Pomyśl o tym. Często musisz przejść do bankowości internetowej, pobrać wyciąg, a następnie przesłać go do swojego ERP. Każdy bank online ma inny format – więc przed przesłaniem musisz również wyrównać i ustandaryzować pliki. Jest to ryzykowne samo w sobie, ponieważ daje przebiegłemu pracownikowi możliwość zmiany oświadczenia (np. Poprzez wstawienie lub usunięcie wiersza), tak aby ktoś, kto popełnił oszustwo, mógł zatrzeć własne ślady.

          • Wymagania dotyczące zatrudnienia W przypadkach, gdy uzgadnianie jest wykonywane ręcznie, pojawia się również problem z liczbą pracowników. Twój zespół musiałby dopasowywać księgi i zestawienia, wiersz po wierszu, a fakt, że zestawienia mogą nie być w najlepszym formacie, tylko to utrudnia, więc cały proces jest bardzo pracochłonny.

            • Skłonność do błędu Każdy proces ręczny jest podatny na błąd ludzki, a pojednanie nie jest inne. Możliwość popełnienia błędu pojawia się w trakcie całego procesu, od pobierania, wysyłania i standaryzacji plików po dopasowywanie, a konsekwencje mogą być poważne. Istnieją dowody na to, że błąd ludzki kosztuje firmy w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych około 315 funtów na pracownika każdego roku.

              Pracuj z AccessPay

              Możesz współpracować z AccessPay, aby sprostać tym wyzwaniom, umożliwiając swojej organizacji maksymalne wykorzystanie uzgodnień. Możemy zautomatyzować proces pobierania wyciągów i dostarczyć je do Twojego ERP, a także przekształcić wyciągi i ustandaryzować wszystkie wyniki po drodze. Oznacza to, że ćwiczenie transformacji nie musi być wykonywane w systemie ERP, co zwiększa wydajność.

              Korzystanie z AccessPay do transformacji i automatycznej dostawy oferuje kolejną korzyść, jeśli chodzi o uzgodnienie. Możesz zwiększyć procent dopasowania (podczas korzystania z automatycznego uzgadniania), ponieważ poprzez standaryzację stosujesz jedną regułę we wszystkich bankach (nadal będziesz mieć wiele reguł dopasowywania, ale nie będzie to dla każdego banku), aby zarządzać dopasowaniami. Zwiększy to wydajność i dokładność, powodując zwiększenie liczby dopasowań księgi / wyciągów.

              Skorzystaj z zarządzania gotówką

              Funkcja automatycznego pobierania wyciągów w AccessPay pozwoli również na wykorzystanie uzgadniania do efektywnego zarządzania gotówką. W ERP informacje są wyświetlane na koncie po koncie, transakcje na podstawie transakcji. Jednak dzięki AccessPay nie tylko przekazujemy Ci wszystkie niezbędne informacje (np. MT940), ale również wyświetlamy je w naszym łatwym w obsłudze i przyjaznym dla użytkownika interfejsie, dzięki czemu możesz przeglądać i sprawdzać dane w wolnym czasie.

              Dodatkową zaletą jest to, że nie tylko Twój zespół finansowy może zobaczyć wszystkie niezbędne informacje dotyczące wyciągów w interfejsie użytkownika, ale także Twój zespół ds. Finansów. Mogą przeglądać wszystkie skonsolidowane salda Twojej organizacji za pośrednictwem naszego rozwiązania BankSense – a także wszystkie czynniki wpływające na te salda – dzięki czemu mogą korzystać z naszych najlepszych w swojej klasie narzędzi analitycznych, które pomogą Ci maksymalnie wykorzystać gotówkę.

              Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o BankSense.

              Ten artykuł dotyczył: płatności, skarbca

We use cookies to provide you with the best possible experience. By continuing, we will assume that you agree to our cookie policy